هر تقاضای سازمان برای بکارگیری نیروی جدید مترادف است با دریافت رزومه های متعدد از کاندیداهای موقعیت شغلی و در نهایت کار مدیران منابع انسانی برای بررسی و ارزشیابی رزومه ها آغاز می شود، کاری سخت و نفسگیر که معمولا باید در یک مدت زمان کوتاه هم انجام شود و این خود سختی کار را دو چندان می کند. اما این فرایند را راه گریزی نیست، هر چند امروزه به کمک نرم افزار های جذب و استخدام و سیستم های ردیابی متقاضیان شغلی (ATS) این روند بسیار کوتاه و راحت شده است.
به عنوان متخصص منابع انسانی اگرا از هر روشی برای بررسی رزومه ها و تشخیص صلاحیت متقاضیان استفاده کنید، این کار از مهم ترین قسمت‌های شغل شما به عنوان یک استخدام‌گر است، چرا که امروزه استعدادها کمیاب اند و رقابت برای جذب و استخدام این استعدادها بین سازمان ها تمامی ندارد، از سوی دیگر افراد زیادی هستند که بدون داشتن مهارت و صلاحیت لازم برای هر آگهی شغلی اقدام به ارسال رزومه می کنند که این موضوع باعث می شود شانس افراد بدون صلاحیت برای گرفتن موقعیت های شغلی بیشترباشد، در نتیجه کار مدیران استخدام سازمان ها در زمان استخدام نیرو بسیار حائزاهمیت است.
اما بیایید ببینیم بهترین روند برای بررسی رزومه ها در فرایند استخدام چگونه است؟ و چه راه حل هایی برای کاستن سختی های روند استخدام برای مدیران منابع انسانی وجود دارد؟
فرایند استخدام ابتدا با انتشار آگهی شغلی شروع می شود. در این قسمت بهتر است آگهی شما شفاف و صریح تهیه شود که در آن لیست دقیقی از مهارت ها و صلاحیت هایی که برای شغل مد نظر دارید، لیست شده باشد، همچنین باید آموزش هایی که متقاضیان برای گرفتن شغل به آن نیاز دارند را هم ذکر کنید. نکته مهم در انتشار آگهی شغلی این است که میزان بازه حقوق و مزایای شغل موردنظر را در آگهی عنوان کنید، این کار – در صورتیکه حقوق و مزایای در بازه استاندارد قرار داشته باشد – شانس شما را برای جذب متقاضیان با کیفیت بالا می برد، معمولا متقاضیان کاربلد قبل از اینکه بر روی گرفتن شغل سازمان شما سرمایه گذاری کنند به حقوق و مزایای احتمالی آن نگاه می کنند.
چند نکته در خصوص ارزیابی رزومه ها
اما پس از اینکه مهلت ارسال رزومه ها از سوی متقاضیان پایان یافت، کار اصلی شما برای ارزیابی رزومه ها شروع می شود. حالا وقت آن رسیده که آستین ها را بالا بزنید و به سراغ رزومه ها بروید:
1 – قبل از ارزیابی رزومه ها بهتر است به ظاهر آن ها دقت کنید، افرادی که برای تهیه رزومه کاری خود دقت و حوصله چندانی به خرج ندهند و از جزئیات غافل باشند، احتمالا در زمان تصدی شغل هم اهمیت چندانی به جزییات نخواهند داد، ضمن اینکه وجود غلط های املایی و نگارشی در متن رزومه میتواند شمای کلی از شخصیت کارجو به شما بدهد.
2 – قبل از شروع به ارزیابی رزومه ها لازم است لیستی از کلمات کلیدی صلاحیت های مورد نیازتان را تهیه کنید و در رزومه ها به دنبال این کلمات بگردید. به این روش بسیاری از رزومه های نامرتبط حذف می شوند. شناسایی این کلمات ارتباط زیادی با مهارت ها و شایستگی های مورد نظر شغل دارد.
3 – سعی کنید خلاصه ای از شرایط و تجربه ها را در رزومه ها پیدا کنید، افرادی که برای تهیه رزومه اختصاصی شغل مورد نظر شما وقت گذاشته اند، کار شما را برای پیدا کردن مهارت های مورد نیاز در رزومه آسان تر کرده اند. این افراد صلاحیت بیشتری برای بررسی رزومه دارند.
4 – به شرح تجربه های شغلی قبلی متقاضیان توجه کنید، علل تغییر شغل یا جایگاه، علت بیکار ماندن و یا شرحی که از تجربه شغلی قبلی خود دارند، می تواند نمای کلی از شرایط آنها به شما ارائه دهد.
استفاده از سیستم نرم افزاری ردیابی متقاضیان شغلی (ATS) برای ارزیابی رزومه ها
توجه داشته باشید توصیه های ذکر شده به شما کمک می کنند در ارزیابی رزومه ها از خیل رزومه های دریافتی به تعداد محدودی از آنها دست یابید که بیشتر قابلیت ارزشیابی داشته باشند اما این همه ماجرا نیست، امروزه عرضه سیستم های نرم افزاری به عنوان ابزاری برای ردیابی متقاضیان شغلی کار مدیران منابع انسانی را در مدیریت فرایند استخدام بسیار راحت کرده اند.
با داشتن یک سیستم ردیابی متقاضیان شغلی (ATS) نیازی به ارزیابی رزومه ها به صورت تکی ندارید و به سادگی می توانید با تعریف کلمات کلیدی به آن، بخش زیادی از رزومه های نامرتبط را حذف کنید. همچنین با ارائه دسترسی به اعضای دیگر تیم می توان به دسته بندی، تگ گذاری و مدیریت رزومه کاندیدا پرداخت و کار ارزیابی رزومه را بین افراد تیم استخدام ها تقسیم نمود. حتی می توان پس از پایان فرایند ارزیابی رزومه ها برای برقراری ارتباط یا انجام مصاحبه با کارجویان از طریق ATS اقدام کرد و بسیاری از هزینه ها را کاهش داد.
هایرکمپ با ایجاد سیستم ردیابی وضعیت شغلی متقاضیان (ATS) در عملیات جذب و استخدام سازمان تغییری ایجاد کرده است تا تیم منابع انسانی بتواند با استفاده از شاخص‌هایی که از قبل برای هر شغل تعریف شده است به بررسی رزومه ها بپردازد و همچنین در هنگام مصاحبه نیز می تواند جنبه های بیشتری از شایستگی‌های افراد را مدنظر قرار داده و پس از ارزیابی به هر شایستگی امتیاز دهند. استفاده از چنین سیستم نرم افزاری برای مدیریت فرآیند جذب و استخدام باعث سازماندهی بهتر عملیات جذب و استخدام در سازمان شده و امکان ارزیابی رزومه متقاضیان شغلی را به شکلی مکانیزه برای تیم استخدام کننده فراهم می‌سازد.
مصاحبه شایستگی محور به شکل عمقی انجام می‌شود و آن‌قدر در مورد یک موضوع، تجربه، رفتار و عملکرد سوال پرسیده می‌شود که مصاحبه‌کنندگان احساس کنند که اطلاعات لازم را در مورد عملکرد فرد در موقعیت های خاص بدست آورده‌اند.
پایه مصاحبه شایستگی محور شناخت شایستگی‌های شغلی در سازمان است. منظور از شایستگی مجموعه مهارت‌ها، صفات، قابلیت‌ها و رفتارهایی است که عملکرد کارآمد و موثر و بالاتر از حد متوسط شاغلان در هر یک ازمشاغل را موجب می‌شود مثل حل مسئله، کار تیمی، رهبری، ارتباط با دیگران، تاثیر بر دیگران، خدمت به مشتری و…
بنابراین پیش از طراحی مصاحبه شایستگی محور، نخستین گام این است که شایستگی‌های مربوط به هر یک از مشاغل را استخراج کرده و در خصوص مفهوم هر یک از آنها با کلیه مدیران سازمان به توافق برسیم.
بعد از آن نوبت به طراحی سوالاتی می‌رسد که قادر به سنجش شایستگی‌های تعیین شده برای مشاغل مورد نظر باشد. کلید طرح پرسش‌های رفتاری موثر این است که پرسش‌هایتان به زمان گذشته مطرح شوند و پاسخ‌هایی به زمان گذشته را ایجاب کنند.
پرسش‌های آغازگر مناسبی که بر رفتار گذشته تمرکز می‌کنند، معمولا با عبارت‌هایی نظیر عبارت‌های زیر آغاز می‌شوند:
*در مورد زمانی صحبت کنید ک…
* مثالی از موقعیتی را ارائه دهید که در آن شما…
*درباره وضعیتی صحبت کنید که شما…
معرفی تکنیک STAR در مصاحبه شایستگی‌محور
یکی از تکنیک های مفید برای انجام مصاحبه شایستگی محور تکنیک STAR است. در این تکنیک طی 4 گام سوالاتی را از متقاضی استخدامی می‌پرسیم.
Situation: فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟
Task:در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه ای داشته است؟
Action: چه کرده است؟
Results: چه نتایجی به بار آمده است؟
به مثال زیر توجه کنید: فرض کنید که می خواهید شایستگی برنامه ریزی و سازماندهی را با کمک تکنیک STARمورد پرسش قرار دهید:
Situation: موقعیتی را بیان کنید که یک پروژه دشوار را برنامه ریزی و سازماندهی کرده‌اید؟
Task: دقیقا سعی می‌کردید به چه چیزی دست یابید؟/ نقش شما چه بود؟
Action: برای انجام این کار چه اقداماتی انجام دادید؟/مساله را چگونه حل و فصل کردید؟(مسائل بعدی را چگونه؟)
Results: نتیجه همه این اقدامات چه بود؟
دقت کنید در مصاحبه‌گری شایستگی محور تنها در جست و جوی شواهد دال بر انجام رفتارهای مورد نظر توسط متقاضی نیستید. بلکه باید به دنبال کشف مواردی نیز باشید که متقاضی رفتار مورد نظر را از خود نشان نداده است. برای مثال، چنانچه شغل مورد نظر نیازمند مهارت‌های خدمت به مشتری است، به طور طبیعی از مواردی سوال می‌کنید که در آنها متقاضی موفق به کسب رضایت مشتری شده است. با وجود این، با طرح پرسش از موارد مخالف، می‌توانید اطلاعات بیشتری از رفتار او به دست آورید.
مهمترین دلیل بکارگیری مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی را باید به اثربخشی این روش نسبت داد، البته رواج استفاده از مصاحبه در فرآیند استخدام به معنی سهولت روش و سادگی ابزار نیست، بلکه مصاحبه را باید از حساس‌ترین و پیچیده‌ترین روش‌های ارزیابی افراد تلقی کرد.بر اساس پژوهش‌های انجام شده توسط مدارس کسب و کار معروف سازمان‌های پیشرو برای پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای شغل مورد نظر، تکنیک مصاحبه شایستگی‌محور قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست، و تاثیر قضاوت و انتخاب‌های سلیقه‌ای و مبتنی بر مدل ذهنی مدیران را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
وشتن رزومه حرفه ای اولین و مهمترین قسمت درخواست کاری جدید است. حتی ممکن است شما برای پیدا کردن یک شغل خوب بارها رزومه نویسی کرده باشید. یک رزومه حرفه ای باید به شیوه ای تهیه و نگارش شده باشد که توجه کارفرمایان را جلب کرده و با اولین نگاه آن را کنار نگذارند.
جالب است بدانید امروزه بسیاری از شرکت های جهانی با تقاضای شغلی بالا از سیستم هوشمندی به نام ATS استفاده می کنند. این نرم افزار با بررسی کلید واژه ها و عبارات مربوط به شغل، بهترین ها را گلچین کرده و ارزیابی اولیه متقاضیان را آسان می کند. لذا لازم است رزومه خود را برای سیستم های هوشمند و مدیر استخدام شرکت بهینه سازی کنید.
برای اینکار نیازی به طراحی رزومه فانتزی نیست. کافیست نکاتی که در ادامه ی این مطلب گفته می شود را رعایت کنید. آسوده خاطر باشید که رزومه شما به بهترین نحو نوشته شده و شغل مناسب خود را به دست می آورید.
مختصر و مفید
یک خلاصه حرفه ای از رزومه کاری در حقیقت تصویری قانع کننده از مهارت و تجربیاتی است که کارفرما علاقه مند به مشاهده آن در رزومه شماست. معمولا یک صفحه برای نشان دادن مهارت،دانش و تجربه برای شغل مورد نظر کافیست. برای کوتاه کردن رزومه خود می توانید موارد مشابه را ترکیب کنید. و از بیان تجربه هایی که بیش از ده سال از آن می گذرد صرف نظر کنید.
خوانا بنویسید
اگر رزومه خود را برای شرکت معتبر خارجی ارسال می کنید. بهتر است از نمودار، جدول و تصاویر استفاده نکنید. تا اطلاعات به خوبی توسط نرم افزار هوشمند پردازش شود.
از فونت های ساده مانند Times new Roman، Arial یا Helvetica استفاده کنید. این فونت ها ساده هستند و توسط هر نرم افزاری قابل پردازش است. از طرفی برای مدیر استخدام شرکت نیز خواناتر است.
از تیترهای مناسب برای رزومه حود استفاده کنید و آنها را بولد شده و با رنگ متفاوت بنویسید.
از کلمات جادویی غافل نشوید
در تیترها و متن رزومه از کلماتی استفاده کنید که برای شغل مورد نظر اهمیت داشته باشد. در این صورت شایستگی شما سریع تر نمایان می شود. برای یافتن این کلمات، توضیحات شغل مورد نظر خود را بخوانید و ببینید چه مهارت هایی مورذ نیاز است. به علاوه سایت های اینترنتی و ابزارهای آنلاین مانند jabscan و skilsyncer می تواند کلمات کلیدی را در اختیار شما بگذارد.
مشخصا برای همان شغل رزومه بنویسید
همه چیز را در رزومه ننویسید. فقط مواردی را بنویسید که نشان می دهد شما بهترین گزینه برای آن شغل هستید.
اشکالات رایج در نوشتن رزومه کاری که باعث رد شدن آن می شود
۵۶% غلط املایی و نگارشی
۲۱% نامرتبط با شغل درخواستی
۱۶% تعداد صفحات اشتباه و سوابق شغلی ضعیف
۱۱% قالب ضعیف رزومه
۹% دستاورد های نامعلوم
۸% مشکلات تماس و ایمیل
۵% اهداف نامفهوم
۲% عدم صداقت
۱% ضمیمه عکس
۳% دیگر موارد
از جملاتی استفاده کنید که تاثیرگذاری شما را نشان دهد
به جای اینکه بگویید در چه پروژه هایی مسئولیت داشتید از عبارت هایی مانند: اجرا، ساخت، افزایش، طراحی و … استفاده کنید. تا نشان دهنده ی تاثیر وجود شما در سازمان باشد و دستاورد های شما را برای سازمان بازگو کند.
پرهیز از کلیشه گویی
از عبارات کلیشه ای که در همه ی رزومه ها استفاده می شود استفاده نکنید. این عبارات دیگر مفهومی را منتقل نمی کند. عباراتی مانند: آشنایی با … ، تسلط کامل بر … معنای واقعی خود را از دست داده اند. به جای آن می توانید به روش کمی مهارت های خود را بیان کنید.
به طور مشخص و کمی بیان کنید
با کمک اعداد و درصد میزان تاثیر گذاری خود را در شرکت نشان دهید. به عنوان مثال به جای اینکه بگویید: کمک به رشد درآمد کردم. بگویید، با انجام فلان کار کمک کردم که درآمد در طی 12 ماه تا 400% افزایش یابد و به 800 میلیون تومان برسد.
انتخاب نام مناسب برای فایل ارسالی
هیچگاه فایل رزومه خود را تنها با عنوان «رزومه» ارسال نکنید. حتما نام و نام خانوادگی خود را در عنوان فایل قرار دهید. با این کار مدیران استخدام، رزومه شما را به آسانی شناسایی می‌کنند.
شغل های پاره وقت
در صورتی که رزومه کاری شما از لحاظ تجارب کاری تمام وقت شرایط خوبی دارد، می‌توانید تجارب کارآموزی، شغل‌های پاره وقت و داوطلبانه را نیز به آن اضافه کنید.
افزودن راه های ارتباطی
شاید این مورد آشکار به نظر برسد. اما گاهی اوقات داوطلبان فراموش می‌کنند اطلاعات ابتدایی از قبیل آدرس ایمیل را درج کنند. یا اگر هم یادشان باشد، آن را در انتهای رزومه می‌نویسند. نام، شماره تلفن، آدرس ایمیل، آدرس محل سکونت (اختیاری) را بالای صفحه بنویسید.